Software für Handwerker: Die besten gewerkeübergreifenden Lösungen aus Deutschland

In diesem Überblick stellen wir verschiedene gewerkeübergreifende Handwerkersoftware deutscher Anbieter vor. Dabei gehen wir auf alle wichtigen Bereiche ein, die für Handwerksbetriebe relevant sind:

• Angebots- und Rechnungsstellung – schneller zu professionellen Angeboten und rechtssicheren Rechnungen

• Projekt- und Auftragsmanagement – alle Baustellen und Termine im Griff behalten

• Zeiterfassung – Arbeitszeiten digital erfassen und auswerten

• Buchhaltung und Finanztools – Einnahmen, Ausgaben und Steuern im Blick behalten

• Mobile Apps und digitale Baustellenlösungen – direkt vor Ort dokumentieren und Informationen austauschen

• Dokumentenmanagement und Kommunikation – wichtige Unterlagen zentral speichern und das Team vernetzen

Jede Software wird mit ihren wichtigsten Funktionen, der Preisstruktur (soweit bekannt) und den Vorteilen für Handwerksbetriebe beschrieben. So finden Sie die passende Handwerkersoftware für Ihren Betrieb.

Angebots- und Rechnungsstellung

Ein solides Rechnungsprogramm für Handwerker bildet die Basis der Büroarbeit: Angebote schreiben, Aufträge bestätigen und Rechnungen stellen gehören zum Tagesgeschäft. Spezielle Software erspart hier viel Zeit und Fehler, indem sie Preise kalkuliert, rechtliche Anforderungen (wie Steuersätze und Rechnungsnummern) einhält und alle Belege ordentlich ablegt.

Lexware Handwerk (Angebote, Rechnungen & mehr)

Lexware Handwerk ist ein etablierter deutscher Klassiker, der besonders kleinen und mittleren Handwerksbetrieben den Einstieg in die Digitalisierung erleichtert. Die Software deckt die Auftragsbearbeitung von A bis Z ab – vom Angebot über Lieferschein bis zur Schlussrechnung. Eine Kunden- und Artikelverwaltung ist integriert, sodass Sie oft verwendete Leistungen und Materialien speichern und schnell in neue Angebote einfügen können. Auch Teilrechnungen und Sammelrechnungen lassen sich bequem erstellen. Spezielle Handwerksfunktionen (z.B. Aufmaßverwaltung oder Datanorm-Import für Artikeldaten vom Großhandel) erleichtern den Alltag zusätzlich.

Preis: Lexware Handwerk gibt es in drei Ausführungen. Die Basisversion für kleinere Betriebe beginnt bei ca. 26 € pro Monat (netto) im Abo. Für mehr Funktionen – etwa Projektverwaltung, erweiterte Auswertungen oder mehrere Nutzer – gibt es Handwerk Plus (ab ~54 €/Monat) und die umfangreiche Premium-Version (ca. 120 €/Monat), die sich an größere Unternehmen richtet. Alle Versionen können 30 Tage kostenlos getestet werden.

Vorteile: Lexware ist seit Jahren bewährt und sehr benutzerfreundlich. Schon die Basisversion ermöglicht es, Angebote und Rechnungen in Minuten zu erstellen und den Überblick über offene Posten zu behalten. Durch die integrierte Buchhaltung (in den Plus/Premium-Versionen) spart man doppelte Arbeit – Daten aus Angeboten und Rechnungen fließen direkt in die Finanzübersicht ein. Updates und Support sind inklusive, und dank Schnittstellen (z.B. DATEV-Export für den Steuerberater, Datanorm, GAEB) fügt sich Lexware nahtlos in den Arbeitsalltag eines Handwerkers ein. Kurz: Eine zuverlässige Allround-Lösung speziell für Handwerker, die ihre Büroarbeit effizient gestalten wollen.

Plancraft (Cloud-Software für Angebote & Kalkulation)

Plancraft ist eine moderne Cloud-Lösung aus Deutschland, die sich darauf spezialisiert hat, Angebote und Rechnungen für Handwerker so einfach wie möglich zu machen. Über den Webbrowser oder die App kann von überall aus gearbeitet werden – egal ob im Büro-PC oder auf der Baustelle mit dem Tablet. Plancraft bietet eine übersichtliche digitale Auftragsmappe pro Projekt: Alle Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen eines Projekts sind gebündelt abrufbar. Die Software unterstützt den Handwerker bei der Kalkulation: Preise und Zeiten können hinterlegt werden, sodass Angebote auf Knopfdruck mit korrekter Berechnung erstellt werden. Auch eine integrierte Zeiterfassung ist an Bord, um Arbeitszeiten direkt Projekten zuzuordnen.

Preis: Plancraft kann kostenlos getestet werden. Danach gibt es einen flexiblen Abo-Preis ab ca. 29 € pro Monat (für eine Einzelplatz-Lizenz, bei jährlicher Zahlung). Größere Teams können zusätzliche Nutzeraccounts hinzubuchen – die Kosten skalieren je nach Anzahl der Nutzer moderat. Updates und Support sind im Preis enthalten.

Vorteile: Die Benutzeroberfläche ist sehr einfach gehalten, sodass auch weniger Computer-affine Handwerker direkt loslegen können. Plancraft erspart viel Zeit bei der Büroarbeit – Angebote, Rechnungen und sogar das Nachverfolgen offener Zahlungen gelingen ohne Aufwand. Als Cloud-Dienst ist zudem alles automatisch gesichert und immer aktuell, es braucht keine Installation. Besonders kleine Betriebe profitieren, weil Plancraft weniger Bürokratie bedeutet: Man gewinnt mehr Zeit für die eigentliche handwerkliche Arbeit, da Routineaufgaben digital schneller erledigt sind. Nicht zuletzt loben Nutzer den freundlichen Support, der bei Fragen schnell weiterhilft.

(Tipp: Auch andere deutsche Lösungen wie „WISO MeinBüro“ von Buhl oder „ Angebotsmanager“ in sevDesk bieten Handwerkern Hilfe bei Angebot und Rechnung. Wichtig ist, eine Software zu wählen, die GoBD-konforme Rechnungen erstellt und für Ihre Betriebsgröße passt.)

Projekt- und Auftragsmanagement

Sobald mehrere Projekte und Baustellen parallel laufen, wird effektives Projektmanagement im Handwerk entscheidend. Spezialisierte Software hilft, Aufträge zu planen, Mitarbeiter einzuteilen, Termine zu koordinieren und den Fortschritt stets im Blick zu haben. Statt Wandkalender und Zettelwirtschaft nutzt man digitale Plantafeln, auf denen jeder Auftragsschritt festgehalten ist. Zwei Beispiele für cloudbasierte Auftragsmanagement-Software aus Deutschland sind HERO und Bosch OfficeOn.

HERO (Cloud-Lösung mit Einsatzplanung)

HERO Software aus Hannover ist eine clevere Cloud-Plattform, die Handwerksbetriebe aller Gewerke bei der Organisation unterstützt. Vom Bauunternehmen über den SHK-Betrieb bis zum Maler oder Elektriker – HERO deckt sämtliche Branchen ab. Herzstück ist die Auftrags- und Einsatzplanung: Mit einem digitalen Kalender (Plantafel) planen Sie Projekte, weisen Mitarbeiter einzelnen Baustellen oder Terminen zu und behalten Auslastungen im Blick. Praktisch ist auch die integrierte Geräte- und Materialverwaltung, um zum Beispiel Werkzeuge für Einsätze zu reservieren oder Wartungen zu planen. Alle Daten liegen in der Cloud, das heißt sowohl im Büro-PC als auch mobil per App hat man Zugriff auf Angebote, Aufträge, Kundendaten und Termine. Eine Installation entfällt – man loggt sich einfach im Browser ein oder nutzt die HERO-App auf Smartphone/Tablet.

Preis: HERO bietet zwei Editionen – Starter und Pro – deren Preis vom Funktionsumfang und der Vertragslaufzeit abhängt. Bei jährlicher Zahlung kostet die Starter-Version 49 € pro Nutzer/Monat (netto). Die Pro-Version (mit erweiterten Funktionen wie Arbeitszeit- und Abwesenheitsverwaltung, mobile Zeiterfassung, erweiterter Ressourcenplanung und Wartungsmanagement) liegt bei 59 € pro Nutzer/Monat bei 12 Monaten Laufzeit. Größere Betriebe ab ~50 Mitarbeitern können eine Enterprise-Variante mit individuellen Konditionen anfragen. Ein 14-tägiger Testzugang wird kostenlos angeboten.

Vorteile: HERO ist eine Rundum-Lösung fürs Büro und die Baustelle. Aufträge lassen sich transparent von der ersten Kundenanfrage bis zur Rechnungsstellung verfolgen. Doppelarbeiten entfallen, weil alle im Team auf dem gleichen aktuellen Stand sind – Außendienstler können z.B. schon vor Ort Daten erfassen, die im Büro direkt sichtbar werden. Das führt zu weniger Abstimmungsaufwand und schnellerer Abwicklung. Besonders hervorzuheben ist die einfache Einsatzplanung: Urlaube, Kranktage und verfügbare Ressourcen sieht man auf einen Blick, was die Terminplanung erheblich erleichtert. Insgesamt sorgt HERO dafür, dass Handwerker mehr Zeit auf der Baustelle und weniger im Bürostuhl verbringen, weil viel Orga-Kram quasi nebenbei erledigt wird.

Bosch OfficeOn (digitale Auftragsabwicklung von Bosch)

Mit OfficeOn ist sogar der Traditionshersteller Bosch in den Markt der Handwerkersoftware eingestiegen. Diese cloudbasierte Lösung richtet sich an Handwerker aller Gewerke und verbindet Büro und Baustelle. OfficeOn unterstützt den kompletten Ablauf: Angebotserstellung, Projektplanung, Terminorganisation, Baustellendokumentation bis hin zur Kommunikation mit Kunden – alles in einer Plattform. Im Büro arbeiten Sie über die Web-Oberfläche, für den Außeneinsatz gibt es eine Mobile App. Beide synchronisieren sich über die Cloud, sodass z.B. ein vor Ort erstelltes Foto oder eine Zeiterfassung sofort im Büro sichtbar ist. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und modern, was den Einstieg erleichtert. Nützliche Funktionen sind etwa Textvorlagen für häufige Angebotspositionen, eine zentrale Projektakte für alle Dokumente sowie direkte Versandmöglichkeiten für Rechnungen und Mahnungen per Mausklick.

Preis: Bosch OfficeOn wird in Abo-Paketen mit 6, 12 oder 24 Monaten Laufzeit angeboten. Die Kosten richten sich nach der Zahl der benötigten Zugänge für Büro und Baustelle. Als Richtwert: Im kleinsten Paket (6 Monate Laufzeit) zahlen Sie etwa 64,99 € pro Monat für einen Büro-User und 34,99 € pro Monat für einen Mobil-User. Bei längerer Laufzeit wird es günstiger – im 24-Monats-Abo sinkt der Preis auf rund 49,99 € (Büro) bzw. 22,99 € (Mobil) pro Monat. Häufig gibt es auch Aktionen (z.B. Prozent-Rabatte mit Gutscheincodes). Eine kostenlose Testversion zum Selbst-Ausprobieren bietet Bosch nicht an; stattdessen kann man eine Live-Demo mit einem Berater vereinbaren.

Vorteile: Als Lösung eines deutschen Markenherstellers punktet OfficeOn mit Vertrauen und Zuverlässigkeit. Es ist speziell auf Handwerksprozesse zugeschnitten: Statt vieler Excel-Listen hat man eine zentrale Plattform, in der alle Mitarbeiter zusammenarbeiten können. Dadurch werden Arbeitsabläufe spürbar beschleunigt – vom schnell erstellten Angebot bis zum lückenlos dokumentierten Projektabschluss. Schnittstellen wie Datanorm und DATEV sind integriert, damit Artikelstammdaten importiert und Buchhaltungsdaten exportiert werden können. Für Handwerker, die eine professionelle und dennoch einfache Lösung suchen, ist Bosch OfficeOn eine interessante Option. (Einziger Wermutstropfen: Der Support läuft hauptsächlich online – telefonische Hotline gibt es keine – doch dank der stabilen Software ist diese Hürde überschaubar.)

Weitere Lösungen: Neben HERO und Bosch OfficeOn gibt es zahlreiche andere deutsche Anbieter für Projekt- und Auftragsmanagement. Zum Beispiel openHandwerk (eine ausgereifte Cloud-Plattform aus Berlin, die Projektmanagement, Finanzen und Ressourcenplanung verbindet) oder Das Programm von synatos (mit besonders vielen Schnittstellen und einem flexiblen Lizenzmodell für Büro- und Mobile-Nutzer). Auch TAIFUN und Streit V.1 sind umfassende Lösungen, die seit Jahrzehnten in Handwerksbetrieben im Einsatz sind – sie bieten vom Aufmaß über Wartungsplanung bis zur Lagerverwaltung alle Module, richten sich aber eher an mittelgroße und große Betriebe. Es lohnt sich, die Anforderungen des eigenen Betriebs genau zu definieren und dann die Software zu wählen, die am besten passt.

Zeiterfassung

Arbeitszeiten digital erfassen ist in vielen Handwerksunternehmen noch eine Herausforderung – oft werden Stundenzettel manuell geschrieben oder Excel-Tabellen geführt. Doch seit der Gesetzgeber eine verpflichtende Zeiterfassung fordert, steigt der Druck zur Digitalisierung auch in diesem Bereich. Eine Handwerkersoftware mit integrierter Zeiterfassung oder eine spezialisierte Zeit-App sorgen dafür, dass Arbeits-, Reise- und Pausenzeiten lückenlos dokumentiert werden. Das erleichtert die Lohnabrechnung und hilft bei der Nachkalkulation von Projekten.

dashandwerk.net (Browser-Tool mit mobilem Stundenzettel)

dashandwerk.net ist eine Cloud-Handwerkersoftware aus Bremen, die bereits im Namen signalisiert: Hier ist die mobile Zeiterfassung fester Bestandteil. Das System läuft im Browser (keine Installation nötig) und richtet sich an kleine und mittlere Betriebe. Neben grundlegenden Funktionen wie Auftrags- und Baustellenverwaltung bietet es vor allem eine einfache Möglichkeit, Zeiten zu erfassen – Mitarbeiter können per Smartphone ihre Arbeitszeiten direkt einem Projekt oder Auftrag zuordnen. Alle Einträge werden zentral gespeichert und stehen für Auswertungen (z.B. geleistete Stunden pro Baustelle) bereit. Zusätzlich beherrscht dashandwerk.net auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), also eine einfache Buchhaltungsmethode, und hat Planungsfunktionen für Einsätze sowie eine Ressourcenübersicht.

Preis: Die Preisstruktur ist übersichtlich: Das Premium-Abo kostet 30 € pro Monat und erlaubt bis zu 5 gleichzeitige Nutzer. Für größere Teams gibt es die Unlimited-Edition für pauschal 300 € monatlich, mit der ab 20 Nutzern beliebig viele Anwender arbeiten können. (Beispiel: Ein Betrieb mit 25 Mitarbeitern zahlt also fix 300 € pro Monat für alle – was pro Kopf sehr günstig ist.) Zudem kann man optionale Module hinzubuchen, etwa Banking (8 €/Monat) für Kontoabgleiche oder Stapelverarbeitung für Sammelrechnungen (20 €/Monat). Ein kostenloser 14-Tage-Test steht zur Verfügung, um alle Funktionen unverbindlich auszuprobieren.

Vorteile: dashandwerk.net ist eine preiswerte Lösung, die gerade für kleine Betriebe einen einfachen Einstieg bietet. Die mobile Zeiterfassung stellt sicher, dass kein Stundenzettel mehr verloren geht und Arbeitszeiten stets aktuell vorliegen. Durch die Cloud haben Chef und Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten – ob im Büro oder unterwegs. Praktisch sind auch die branchen­spezifischen Extras: So gibt es z.B. für Maler die Möglichkeit, Raumgrößen bei der Auftragserfassung anzugeben (für Farb- und Materialbedarf), für Elektriker einen automatisierten Kupferzuschlag-Rechner bei Kabelpreisen, oder für SHK-Betriebe die Verwaltung wiederkehrender Wartungsaufträge. Diese kleinen Helfer machen einen großen Unterschied im Alltag, weil sie Routineaufgaben weiter vereinfachen. Kurz gesagt: Eine schlanke Software, die Zeiterfassung und Auftragsverwaltung clever vereint und so Zeit spart.

(Hinweis: Es existieren auch eigenständige Apps nur für die Zeiterfassung, wie BauBuddy oder 123erfasst. Solche Lösungen bieten mobile Stempelfunktionen, GPS-Ortung auf Baustellen und oftmals eine Baustellen-Dokumentation. Sie lassen sich mitunter an bestehende Handwerkersoftware anbinden. Wenn jedoch bereits ein All-in-One-Programm wie die oben genannten eingesetzt wird, ist die Zeiterfassung meist schon integriert und man braucht kein separates Tool.)

Buchhaltung und Finanztools

Die Buchhaltung gehört für viele Handwerker zu den unangenehmeren Pflichten. Doch mit der richtigen Software geht auch diese Aufgabe leichter von der Hand. Viele der Handwerkersoftware-Komplettlösungen (Lexware, Taifun, Streit & Co.) bringen bereits Module für Rechnungsausgang, Belegverwaltung und Offene-Posten-Liste mit. Oft besteht eine Schnittstelle zu DATEV, um dem Steuerberater die notwendigen Daten zu liefern. Dennoch nutzen manche Betriebe zusätzlich oder alternativ eigenständige Finanzsoftware, besonders wenn ein externer Buchhalter eingebunden ist oder man die Vorteile einer spezialisierten Lösung möchte (z.B. automatische Belegerkennung, Online-Banking-Anbindung, USt-Voranmeldungen auf Knopfdruck).

sevDesk (Online-Buchhaltung für kleine Betriebe)

sevDesk ist eine der bekanntesten deutschen Online-Buchhaltungssoftwares, die sich auch hervorragend für Handwerksbetriebe eignet. Sie läuft komplett im Webbrowser oder per App und deckt alles ab, was im Büro anfällt: Rechnungen und Angebote schreiben, Belege erfassen, Bankkonten einbinden, Ausgaben kategorisieren und die Buchhaltung vorbereiten. Für Handwerker bietet sevDesk unter anderem eine Kunden- und Artikelverwaltung, sodass Materialkosten oder Leistungen schnell auf neuen Belegen verbucht werden können. Dank der intelligenten Belegerkennung (OCR) kann man einfach Belegfotos hochladen: Das System liest Datum, Betrag und Lieferant automatisch aus – lästiges Abtippen entfällt. Auch die Umsatzsteuervoranmeldung kann direkt aus sevDesk heraus ans Finanzamt übermittelt werden. Kurzum, es ist ein digitales Büro in der Hosentasche, das speziell für Selbständige und kleine Unternehmen entwickelt wurde.

Preis: sevDesk gibt es in unterschiedlichen Tarifen. Für Handwerker interessant sind vor allem Rechnung (nur Angebots- und Rechnungsschreibung, ab ca. 8–10 € netto/Monat je nach Zahlungsintervall) und Buchhaltung (vollständige Buchhaltungsfunktionen inkl. Belegbuchung und USt-Voranmeldung, ab ca. 19–20 € netto/Monat). Zusatzmodule wie ein Kassenbuch oder Lohnabrechnung können hinzugebucht werden. Häufig bietet sevDesk Neukunden Rabattaktionen oder eine längere Testphase an (standardmäßig sind 14 Tage kostenloser Test möglich).

Vorteile: Als cloudbasiertes Tool ist sevDesk jederzeit und überall verfügbar. Handwerker können etwa direkt vom Bau aus eine Rechnung stellen und per Mail an den Kunden senden – noch bevor sie vom Hof fahren. Durch die Bank-Integration behält man seine Finanzen im Blick: Zahlungseingänge werden automatisch Rechnungen zugeordnet, und man sieht offene Rechnungen sofort. Die Bedienung ist einfach gehalten, mit Schritt-für-Schritt-Assistenten, sodass auch Buchhaltungs-Laien damit klarkommen. Für die obligatorische Steuererklärung am Jahresende lassen sich alle Daten sauber exportieren (oder man gibt dem Steuerberater einen eigenen Login mit eingeschränkten Rechten). GoBD-Konformität und Datenschutz nach DSGVO sind selbstverständlich gewährleistet, da es sich um eine in Deutschland gehostete Lösung handelt. Insgesamt hilft sevDesk, Papierkram erheblich zu reduzieren und Fehler bei der Buchführung zu vermeiden – ein echter Mehrwert für jeden Handwerksbetrieb, der seine Zahlen im Griff haben will.

(Alternativen: Ähnlich beliebt sind Lexoffice (von Haufe, ideal wenn man bereits Lexware nutzt und ins Cloud-Zeitalter wechseln möchte) oder WISO MeinBüro (eine All-in-One Bürosoftware von Buhl, die Auftragsverwaltung und Buchhaltung kombiniert). Für größere Betriebe, die eine vollständige Finanzbuchhaltung inklusive Anlagenverwaltung etc. brauchen, kommen wiederum die Handwerker-ERPs wie Streit V.1 oder die DATEV-Lösungen in Betracht. Wichtig ist, dass die Software Einnahmen und Ausgaben einfach erfassbar macht und Auswertungen liefert – so behalten Sie Ihre Betriebsgesundheit stets im Auge.)

Mobile Apps und digitale Baustellenlösungen

Vieles im Handwerk passiert draußen beim Kunden oder auf der Baustelle – nicht am Schreibtisch. Daher sind Mobile Apps und digitale Baustellen-Tools ein Muss, um die Kluft zwischen Büro und Baustelle zu schließen. Eine digitale Baustellenlösung erlaubt es, vor Ort Daten zu erfassen: Arbeitsfortschritt, verbaute Materialien, Fotos von erledigten Arbeiten oder Mängeln, Unterschriften des Kunden und mehr. So entsteht ein lückenloses Bautagebuch und das Büro ist in Echtzeit informiert. Zudem helfen solche Tools bei der Navigation und Einsatzplanung für die Teams, damit jeder zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.

ToolTime (Alles im Blick – von Terminen bis Baustellendoku)

ToolTime ist eine junge Berliner Software, die sich zum Ziel gesetzt hat, Handwerksbetriebe bei der Baustellenorganisation zu unterstützen – und zwar so, dass auch digitale Einsteiger sofort durchblicken. Die Anwendung vereint die wichtigsten Funktionen in einer App: Digitale Termin- und Einsatzplanung, Angebots- und Rechnungserstellung und eine einfache Fotodokumentation der Projekte. Die Handwerker im Feld nutzen die ToolTime-App auf ihrem Smartphone, um Aufträge abzurufen und abzuhaken, Materialien und Arbeitsschritte mit Bildern festzuhalten und sogar Routen zu Baustellen zu planen (inklusive Google-Maps-Integration zur Navigation). Alle Daten synchronisieren in Echtzeit mit der Cloud, sodass das Büro-Team live sehen kann, was auf der Baustelle passiert – und umgekehrt können Monteure unterwegs immer auf aktuelle Kundendaten und Pläne zugreifen.

Preis: ToolTime wird in Paketen nach Teamgröße angeboten. Los geht es ab 79 € pro Monat (netto) für die kleinste Lizenz, die einen Benutzer umfasst – ideal für Einzelunternehmer. Für Teams bis 5 Mitarbeiter liegt der Tarif bei 149 € pro Monat. Das 10-Mitarbeiter-Paket kostet 299 € pro Monat, jeder weitere Mitarbeiter darüber hinaus schlägt mit 29,90 € pro Monat extra zu Buche. In den größeren Tarifen sind Zusatzleistungen wie persönliche Schulungen inklusive, doch funktional bieten alle Pläne denselben vollen Umfang (Materialdatenbank mit Großhändler-Integration, Support via Telefon/Chat/E-Mail etc.). Es gibt die Möglichkeit, eine kostenlose Demo zu buchen und ToolTime 7 Tage lang gratis zu testen, um den eigenen Betrieb damit vertraut zu machen.

Vorteile: ToolTime ist eine echte All-in-One-Lösung mit Fokus auf Baustellen-Echtzeit-Management. Das bedeutet: Keine Informationslücken mehr – wenn zum Beispiel vor Ort ein Problem auftaucht, dokumentiert der Mitarbeiter es per App (Foto + Kommentar) und im Büro sieht man sofort, was los ist und kann reagieren. Durch die Verfügbarkeit auf Smartphone und Tablet ist die Hemmschwelle gering, denn die meisten Mitarbeiter sind an die Bedienung eines Handys gewöhnt. Die App-Oberfläche ist entsprechend einfach gestrickt. Ein großer Vorteil ist auch der Zugriff auf Großhändlerdaten direkt aus der Software: Über Schnittstellen wie Datanorm und IDS kann man auf Preislisten von über 150 Großhändlern zugreifen und diese Positionen direkt ins Angebot übernehmen – das spart enorm viel Tipparbeit und hält Preise aktuell. Insgesamt behalten Handwerksmeister mit ToolTime Termine, Mitarbeiter und Baustellen im Griff, und das ohne zig verschiedene Programme einsetzen zu müssen.

(Auch Capmo und CENDAS seien hier erwähnt – zwei deutsche Softwarelösungen, die sich speziell der Bau- und Projektdokumentation widmen. Capmo ermöglicht etwa Planmanagement, Mängelerfassung und Bautagebuchführung per App, während CENDAS mit einem digitalen Bauplan als zentralem Hub arbeitet. Beide sind besonders für Bauunternehmen oder größere Bauprojekte interessant und unterstützen die Zusammenarbeit verschiedener Gewerke auf der Baustelle. Für den klassischen Handwerksbetrieb im Tagesgeschäft bieten jedoch Tools wie ToolTime oder HERO oft bereits ausreichende Baustellenfunktionen an.)

Dokumentenmanagement und Kommunikation

Neben den konkreten Baustelleninfos spielt auch die allgemeine Kommunikation im Handwerksbetrieb eine große Rolle. Viele kennen das Problem: Wichtige Nachrichten gehen via WhatsApp hin und her, Fotos vom Baufortschritt schlummern auf dem Handy eines Mitarbeiters, und die neuesten Pläne wurden per E-Mail an jemanden geschickt und dann übersehen. Hier kommen Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) und Kommunikations-Apps ins Spiel. Eine gute Handwerkersoftware stellt sicher, dass alle projektbezogenen Dokumente (Pläne, Verträge, Protokolle, Fotos, E-Mails etc.) zentral abgelegt und schnell wiedergefunden werden. Ebenso sollte sie eine Möglichkeit bieten, dass das Team intern kommuniziert, idealerweise pro Projekt geordnet, sodass Infos nicht verloren gehen.

Craftnote (Team-Chat und Bau-Dokumentation per App)

Craftnote ist eine speziell für Handwerker entwickelte App, die als „WhatsApp-Ersatz“ für Baustelle und Betrieb dient. Die Idee: Alle Beteiligten eines Projekts – vom Chef über die Gesellen bis hin zu Nachunternehmern oder Architekten – tauschen Informationen nicht in beliebigen Chatgruppen aus, sondern strukturiert in Projekt-Chats innerhalb von Craftnote. Die Oberfläche erinnert an gängige Messenger, was den Einstieg erleichtert, geht aber weit über reine Textnachrichten hinaus. Man kann Dokumente, Pläne und Fotos hochladen und direkt dem richtigen Projekt zuordnen. To-Do-Listen, Aufgaben mit Fälligkeitsdatum und sogar gescannte Notizen (es gibt eine Scan-Funktion für Papierdokumente) stehen zur Verfügung. So entsteht eine lückenlose Baustellendokumentation, auf die jeder im Team Zugriff hat. Änderungen oder neue Kommentare lösen Benachrichtigungen aus, sodass alle auf dem gleichen Stand bleiben – ob im Büro oder vor Ort. Externe Partner können gezielt zu Projekten eingeladen werden, um ebenfalls Informationen auszutauschen, ohne dass sie alles im Betrieb sehen.

Preis: Craftnote bietet eine gestaffelte Abo-Struktur: Craftnote Basic ist kostenlos und richtet sich an Helfer oder Aushilfen, die nur mitlesen und einfache Kommunikation nutzen (Chatten, Fotos senden, Projektreports einsehen). Craftnote Pro kostet rund 16,90 € pro Nutzer/Monat (netto) und eignet sich für normale Team-Mitglieder und Projektleiter: Hier sind unbegrenzt Projekte/Mitarbeiter anlegbar, PDF-Formulare können ausgefüllt werden und man kann Arbeitszeiten erfassen sowie exportieren. Die umfangreichste Stufe Premium zu ca. 27,90 € pro Nutzer/Monat enthält zusätzliche Profi-Funktionen wie eine globale Suche über alle Projekte und erweiterte Auswertungsmöglichkeiten – gedacht für Betriebe mit vielen parallelen Projekten. Bei Jahreszahlung gewährt Craftnote etwa 11% Rabatt auf diese Preise. Für Büromitarbeiter gibt es ergänzend eine Web-App, damit man am Rechner komfortabel tippen und Dateien verwalten kann. Ein 14-Tage-Testzugang aller Funktionen steht ebenfalls zur Verfügung.

Vorteile: Craftnote glänzt damit, Informationen genau dort zu bündeln, wo sie hingehören – beim jeweiligen Projekt. Schluss mit endlosen WhatsApp-Verläufen, wo keiner mehr die wichtigen Details findet! Stattdessen hat jedes Bauvorhaben seine eigene Timeline, in der alle Entwicklungen dokumentiert sind. Das erleichtert nicht nur die Kommunikation, sondern auch die Rechenschaft gegenüber dem Kunden: Fotos und Berichte sind sauber abgelegt, falls es später Fragen oder Unklarheiten gibt. Die Bedienung ist so einfach, dass keine Einarbeitung nötig ist – selbst weniger technikaffine Kollegen finden sich sofort zurecht, schließlich ähnelt es dem Smartphone-Messenger, den jeder täglich nutzt. Durch die Möglichkeit, Externe einzubinden, verbessert Craftnote auch die Zusammenarbeit mit Subunternehmern, Bauleitern oder Auftraggebern, ohne auf unsichere Kanäle ausweichen zu müssen. Insgesamt sorgt Craftnote für transparente Abläufe und weniger Missverständnisse im Team. Als ergänzendes Werkzeug neben der eigentlichen Handwerkersoftware ist es Gold wert für die interne Abstimmung und Dokumentation.

(Ergänzung: Viele Handwerkersoftware-Komplettsysteme bieten eigene Dokumentenmanagement-Module oder Chatfunktionen. So kann man etwa in OpenHandwerk oder Das Programm Dateien an Aufträge anhängen oder interne Notizen teilen. Auch E-Mails lassen sich oft direkt aus der Software versenden und zu Projekten speichern. Falls Sie jedoch merken, dass die Kommunikation weiterhin über zig Kanäle verläuft, lohnt der Blick auf eine spezialisierte Lösung wie Craftnote. Wichtig ist, dass alle im Betrieb Zugang zu den gleichen Informationen haben – die Software ist dabei das Hilfsmittel, um Wissen zu teilen und zu bewahren.)

Die passende Software finden

Die Digitalisierung im Handwerk schreitet voran – und das ist eine gute Nachricht. Mit der richtigen Software für Handwerker können Sie Ihr Unternehmen effizienter, transparenter und letztlich erfolgreicher machen. Ob ein komplettes All-in-One-Paket oder eine Kombination aus spezialisierten Tools für verschiedene Aufgaben: Der Markt bietet zahlreiche deutsche Softwarelösungen für Handwerksbetriebe, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Bevor Sie sich entscheiden, analysieren Sie Ihren Betrieb: Wo liegen die größten Schmerzpunkte? Ist es die Angebotskalkulation, das Nachhalten von Projekten, die Zettelwirtschaft bei Stundenerfassung oder die interne Kommunikation? Anhand dieser Prioritäten können Sie die vorgestellten Lösungen bewerten. Viele Anbieter ermöglichen kostenlose Testphasen oder Demos – nutzen Sie diese, um ein Gefühl für die Software zu bekommen. Achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit, Support-Angebote und darauf, dass die Software mit Ihrem Betrieb mitwachsen kann.

Ein letzter Tipp: Informieren Sie sich über Förderprogramme in Ihrem Bundesland. Oft wird die Einführung von digitaler Technologie im Handwerk finanziell unterstützt – so können Sie bis zu 50% der Kosten erstattet bekommen. Das senkt die Hürde, in eine gute Software zu investieren, erheblich.

Mit einer passenden Handwerkersoftware sparen Sie Zeit und Nerven: Angebote schreiben sich quasi von allein, Projekte laufen geordnet, die Stundenzettel sind digital und immer vollständig, und die Kommunikation klappt reibungslos. So behalten Sie den Kopf frei für das, was Sie am besten können: Ihr Handwerk. Viel Erfolg beim Digitalisieren!