E-Rechnung und digitale Buchhaltung in der Bauwirtschaft: Pflicht, Chance und Praxisleitfaden

Seit 1. Januar 2025 steht es fest: Die E-Rechnung wird Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Was zunächst wie ein Verwaltungsakt klingt, hat weitreichende Auswirkungen auf die Praxis. Bauunternehmen müssen ihre Abläufe digitaler gestalten, strukturierter planen und neue Tools nutzen. Das Ziel der Bundesregierung: Steuerbetrug eindämmen und die Mehrwertsteuerlücke schließen. Für Betriebe bietet sich jetzt die Gelegenheit, Buchhaltung und Projektabrechnung auf moderne Beine zu stellen.

Gesetzliche Vorgaben einfach erklärt

Die neue Pflicht basiert auf dem Wachstumschancengesetz und greift stufenweise: Ab 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen, ab 2026 große Betriebe sie verpflichtend ausstellen. Kleinere Unternehmen folgen bis 2028. Die E-Rechnung muss dabei ein strukturiertes Format haben und der Norm EN 16931 entsprechen. Akzeptierte Standards sind XRechnung und ZUGFeRD 2.x. PDF-Rechnungen bleiben nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers erlaubt.
Kleinbeträge bis 250 Euro oder Leistungen von Kleinunternehmern sind von der Pflicht ausgenommen. Die rechtliche Grundlage liefern § 14 und § 14a UStG sowie die E-Rechnungsverordnung. Technische Anwendungshinweise des Bundesfinanzministeriums ergänzen die Umsetzung. Auch ein zentrales Meldesystem für steuerrelevante Rechnungsdaten ist bereits geplant.

Digitale Rechnungen: Vorteil für Bauunternehmen

Die Baubranche ist besonders gefordert, denn Rechnungen sind hier selten einfach. Abschlagszahlungen, Nachunternehmer und projektbezogene Leistungen machen den Prozess komplex. Umso mehr lohnt sich der Umstieg auf strukturierte E-Rechnungen. Sie reduzieren Fehler, beschleunigen Freigaben und ermöglichen eine lückenlose Dokumentation.

Mit der richtigen Software lässt sich der gesamte Rechnungsweg digital abbilden: vom Eingang über die Freigabe bis hin zur Übergabe an den Steuerberater. Branchenspezifische Software für das Handwerk bietet bereits jetzt entsprechende Funktionen für die Einbindung der E-Rechnung in den laufenden Buchhaltungsprozess.

Digitale Buchhaltung bringt Tempo in die Abläufe

Die E-Rechnung ist der Einstieg in eine effizientere Buchhaltung. Statt Papierstapel zu sortieren, werden Belege automatisch erkannt, digital geprüft und sicher archiviert. Das spart Zeit, reduziert Fehler und entlastet das Team.
So sieht ein typischer Prozess aus:

• Rechnungen treffen im strukturierten Format ein
• Das System liest die Daten aus und ordnet sie zu
• Projektleiter prüfen und geben digital frei
• Über Schnittstellen geht alles direkt an die Buchhaltung oder den Steuerberater
• Archivierung erfolgt GoBD-konform mit Protokollierung und Zugriffsschutz
• Auswertungen lassen sich jederzeit über Dashboards abrufen

Wichtig ist ein System, das Rollenrechte klar verteilt und gesetzliche Vorgaben erfüllt. So bleibt der gesamte Ablauf nachvollziehbar.

So gelingt der Einstieg in die E-Rechnung

Die Vorbereitung auf die neue Pflicht muss kein Mammutprojekt sein. Mit einem klaren Plan gelingt der Einstieg reibungslos:

• Bestehende Abläufe und Rechnungsformate überprüfen
• Passende Software auswählen, die XRechnung oder ZUGFeRD 2.x unterstützt
• Steuerberater frühzeitig einbinden
• Mitarbeiter schulen und Rollen im System definieren
• Archivierung und Zugriffsschutz sicherstellen
• Prüfen, ob Peppol als Versandweg in Frage kommt

ZUGFeRD 2.2 bietet als Hybridformat eine gute Brücke: Es verbindet ein sichtbares PDF mit eingebettetem XML und erfüllt damit die Anforderungen.

Die Handwerkammer Stuttgart klärt über die wichtigsten Fördermöglichkeiten auf. 

Digitalisierung auf der Baustelle: Mehr als E-Rechnung

Was mit der E-Rechnung beginnt, führt langfristig zu durchgängig digitalen Prozessen. Die Politik plant ein elektronisches Meldesystem, das Rechnungsdaten automatisch weiterleitet. Peppol ermöglicht einen medienbruchfreien Austausch direkt aus dem ERP-System.
Künftig lassen sich Rechnungsdaten automatisiert mit Auftrags- und Projektdaten verknüpfen. KI-gestützte Buchhaltung, automatische Zahlungszuordnungen und digitale Baustellenakten werden Realität.

Wer jetzt handelt, sichert sich Vorteile bei Tempo, Transparenz und Compliance.