Was Vermieter nicht mehr als Nebenkosten abrechnen dürfen

Stand: Januar 2026.

Nebenkostenabrechnungen kippen selten wegen Wasser oder Müll. Sie kippen wegen Kleinkram: eine Reparatur, die als Wartung durchrutscht. Eine „Servicepauschale“, die nach Büro riecht. Ein alter Kabelposten, der einfach weiterläuft. Und plötzlich ist nicht nur ein Betrag strittig, sondern die ganze Abrechnung.

Hier steht, was Sie als Vermieter nicht (mehr) umlegen dürfen, wo die typischen Fallen liegen – und wie Sie Ihre Abrechnung so aufbauen, dass sie auch bei kritischen Mietern ruhig bleibt.

Die 60-Sekunden-Übersicht

Nicht umlagefähig (also nicht als Nebenkosten/Betriebskosten):

Verwaltung (Kontoführung, Abrechnung erstellen, Hausverwaltung, Porto, Software, Inkasso)
Instandhaltung/Instandsetzung (Reparaturen, Austausch, Notdienst, Schadensbeseitigung)
Investitionen/Anschaffungen (neue Geräte, Erstausstattung, Neuinstallation)
Modernisierung/Wertverbesserung (Aufwertung, Umrüstung, energetische Maßnahmen über die Abrechnung)
Finanzierung & Eigentümer-Privatkosten (Zinsen, Kaufnebenkosten, Vermieter-Rechtsschutz)
Rücklagen & Sonderumlagen (vor allem bei Eigentumswohnungen/WEG)
Leerstandsanteile (dürfen nicht auf andere Mieter „mitverteilt“ werden)

Drei Punkte, bei denen „nicht mehr“ wörtlich gilt:

Kabel-TV/Breitband: laufende Entgelte seit 01.07.2024 nicht mehr umlagefähig.
CO₂-Kosten beim Heizen: seit 01.01.2023 Aufteilung nach Stufenmodell (nicht mehr 100 % beim Mieter).
Rauchwarnmelder: Kauf/Einbau nein; Gerätemiete regelmäßig nicht; Funktionsprüfung oft ja – aber nur sauber vereinbart.

Vorab: Ohne Mietvertragsbasis keine Umlage

Sie dürfen Betriebskosten nur umlegen, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist (meist: Vorauszahlung plus jährliche Abrechnung). Außerdem müssen die Kostenarten zulässig sein und als laufende Kosten anfallen.

Vorsicht bei „sonstigen Betriebskosten“

„Sonstige Betriebskosten“ sind nur dann gut, wenn sie konkret benannt sind. Eine pauschale Floskel hilft wenig, wenn ein Mieter nachfragt.

Beispiele für konkret benennbare, wiederkehrende Posten:

regelmäßige Prüfung/Funktionskontrolle der Rauchwarnmelder
Wartung von Feuerlöschern/Brandschutzeinrichtungen (falls vorhanden)
turnusmäßige Dachrinnenreinigung (wenn objektbezogen und regelmäßig)
regelmäßige technische Sicherheitsprüfungen (wenn tatsächlich wiederkehrend)

Negativliste: Diese Kosten dürfen Sie nicht als Nebenkosten abrechnen

A) Verwaltungskosten: Alles, was nach Büro klingt

Hausverwalterhonorar, WEG-Verwalterkosten, „Objektmanagement“
Kosten der Erstellung der Betriebskostenabrechnung (Arbeitszeit, Software, Porto, Druck)
Kontoführungsgebühren/Bankspesen im Zusammenhang mit der Vermietung
Mahn- und Inkassokosten, anwaltliche Kosten zur Durchsetzung von Mietforderungen
Steuerberaterkosten rund um die Vermietung

Typische Tarnbegriffe: Servicepauschale, Mieterservice, Backoffice, Managementfee, Objektbetreuung.

B) Instandhaltung/Instandsetzung: Reparatur bleibt Reparatur

Reparaturen (egal ob klein oder groß)
Austausch verschlissener Teile (Pumpe, Ventil, Platine, Türschließer usw.)
Notdienst-Einsätze wegen Störung/Ausfall
Schadensbeseitigung (z. B. Rohrbruch, Leckageortung, Trocknung)

C) Anschaffung/Erstausstattung: Investitionen sind keine Betriebskosten

Geräte und Arbeitsmittel (Rasenmäher, Streuwagen, Werkzeug, Leiter)
Erstausstattung/Erneuerung (Briefkastenanlage, neue Leuchten, Schilder)
Neuinstallation technischer Einrichtungen (wenn es um „hinbauen“ geht)

D) Modernisierung/Wertverbesserung: Nicht über die Abrechnung „nachschieben“

energetische Maßnahmen (Dämmung, neue Fenster, Heizungstausch als Modernisierung)
Aufwertung von Außenanlagen (Neugestaltung statt laufender Pflege)
größere Umrüstungen (Zutrittssysteme, Videoanlage etc.)

E) Finanzierung & Eigentümerprivatbereich

Darlehenszinsen, Tilgung, Kreditnebenkosten
Notar, Grundbuch, Kaufnebenkosten
Vermögensverwaltungskosten
private Rechtsschutzversicherung des Vermieters

F) Rücklagen & Sonderumlagen (besonders bei Eigentumswohnungen/WEG)

Instandhaltungsrücklage (Ansparen)
WEG-Verwalterkosten
Sonderumlagen für Reparatur/Modernisierung

G) Leerstand und Eigennutzung: Der Vermieteranteil bleibt beim Vermieter

Leerstandsanteile dürfen nicht auf andere Mieter verteilt werden.
Bei Eigennutzung (z. B. im Zweifamilienhaus) tragen Sie Ihren Anteil an Gemeinschaftskosten selbst.

Drei Themen, die heute besonders häufig falsch laufen

1) Kabel-TV/Breitband: laufende Entgelte seit 01.07.2024 nicht mehr umlagefähig

Wenn früher die Kabelgebühr über die Betriebskosten lief: Dieser Automatismus ist seit dem 1. Juli 2024 beendet. Das klassische laufende Anschlussentgelt gehört seitdem nicht mehr in die Betriebskostenabrechnung.

Praktisch heißt das: Alte Vertragsstrukturen prüfen, Daueraufträge und Abrechnungsbausteine aktualisieren – sonst zahlen Mieter nicht, und das meist zurecht.

2) CO₂-Kosten beim Heizen: Seit 2023 wird aufgeteilt

CO₂-Kosten beim Heizen werden bei Wohngebäuden seit dem 1. Januar 2023 zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt (Stufenmodell nach CO₂-Ausstoß pro Quadratmeter und Jahr). Sie dürfen nur den Mieteranteil ansetzen. Der Rest ist Ihr Anteil.

Die Staffel (Kurzüberblick)

< 12 kg CO₂/m²/a: Mieter 100 % / Vermieter 0 %
12 bis < 17: 90 % / 10 %
17 bis < 22: 80 % / 20 %
22 bis < 27: 70 % / 30 %
27 bis < 32: 60 % / 40 %
32 bis < 37: 50 % / 50 %
37 bis < 42: 40 % / 60 %
42 bis < 47: 30 % / 70 %
47 bis < 52: 20 % / 80 %
≥ 52: 5 % / 95 %

Es gibt Ausnahmen, etwa bei Denkmalschutz oder Anschluss-/Benutzungszwang. Für die Praxis reicht oft: Erst korrekt einstufen, dann sauber ausweisen.

3) Rauchwarnmelder: Kauf/Einbau nein – Funktionsprüfung oft ja

Viele Abrechnungen führen Rauchwarnmelder als Paketposten. Das ist unnötig riskant.

Kauf/Einbau: keine Betriebskostenposition
Gerätemiete/Leasing: in der Wohnraummiete regelmäßig nicht umlagefähig
regelmäßige Funktionsprüfung: häufig umlagefähig als „sonstige Betriebskosten“ – aber nur bei sauberer Vereinbarung und sauberer Abrechnung

Grauzonen, die Sie mit zwei Maßnahmen entschärfen

Hausmeister: umlagefähig – aber bitte ohne Verwaltung und ohne Reparatur

Hausmeisterkosten sind grundsätzlich möglich, solange der Hausmeister Betrieb erledigt (Kontrolle, Pflege, einfache laufende Tätigkeiten). Nicht umlagefähig sind Anteile für Verwaltung (Übergaben, Schriftverkehr) und Reparaturen (inkl. Material).

Praxis-Maßnahme: Lassen Sie Tätigkeiten trennen und ausweisen. Dann können Sie sauber herausrechnen, was nicht umlegbar ist.

Garten: Pflege ja – Neuanlage nein

Laufende Pflege ist Betrieb. Neuanlage und Aufwertung sind Investition. Wer das vermischt, verhandelt später rückwirkend mit dem Mieter.

Messdienst: Ablesung ja – Nutzerwechselgebühren heikel

Reguläre Ablese- und Abrechnungskosten des Messdienstes sind häufig zulässig. Reine Wechselpauschalen sind oft Anlass-/Verwaltungskosten. Wer Ruhe will, setzt Wechselgebühren nicht automatisch an.

Form, Fristen, Belege: Wo Vermieter wirklich Geld verlieren

Was eine Abrechnung mindestens enthalten muss

Abrechnungszeitraum
Gesamtkosten je Kostenart
Verteilerschlüssel (und bei Bedarf kurze Erläuterung)
Berechnung des Mieteranteils
Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Die Vermieterfrist: 12 Monate

Die Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Später sind Nachforderungen in der Regel verloren.

Belegeinsicht: Wer abrechnet, muss zeigen können

Wenn der Mieter Belege sehen will, ist das kein Affront, sondern normal. Ordnung spart hier Zeit: jede Position muss auf Rechnung/Vertrag zurückführbar sein.

Praxisfall 1: Zweifamilienhaus – Vermieter wohnt selbst im Haus

Konstellation: Zweifamilienhaus, zwei Wohnungen à 85 m². Wohnung 1 vermietet, Wohnung 2 Eigennutzung. Abrechnung Kalenderjahr.

Was im Jahr angefallen ist

Umlagefähig (laufend):

Grundsteuer: 820 €
Wasser/Abwasser: 1.140 €
Müllgebühren: 390 €
Allgemeinstrom (Treppenhaus/Keller): 210 €
Gebäudeversicherung: 420 €
Schornsteinfeger (laufende Kehr-/Messarbeiten): 160 €
Heizungswartung (reine Wartung): 240 €
Gartenpflege (laufend): 360 €
Rauchwarnmelder-Funktionsprüfung: 48 €

Nicht umlagefähig (muss draußen bleiben):

Austausch Umwälzpumpe Heizung (Reparatur): 520 €
neuer Rasenmäher (Anschaffung): 280 €
Kontoführungsgebühren (Verwaltung): 72 €

Verteilung (nach Wohnfläche)

Gesamt umlagefähig: 3.788 €

Mieteranteil (85/170 m² = 50 %): 1.894 €
Ihr Eigennutzungsanteil: 1.894 €

Heizkosten + CO₂ (Kurzlogik)

Bei zentraler Heizung kommt die Heizkostenabrechnung meist separat. Wichtig ist nur: CO₂-Kosten werden aufgeteilt. Sie setzen in der Abrechnung nur den Mieteranteil an, den Rest tragen Sie.

Praxisfall 2: Dreifamilienhaus – Mieterwechsel, Leerstand, alter Kabelposten

Konstellation: Drei Wohnungen mit 60 m², 80 m², 100 m² (gesamt 240 m²). In der 60-m²-Wohnung Mieterwechsel, 14 Tage Leerstand. Abrechnung Kalenderjahr.

A) Umlagefähige Gemeinschaftskosten (typischer Mix)

Grundsteuer: 1.260 €
Wasser/Abwasser: 1.980 €
Müll: 690 €
Allgemeinstrom: 330 €
Gebäudeversicherung: 540 €
Hausreinigung (laufend): 720 €
Winterdienst (laufend): 480 €
Schornsteinfeger (laufend): 210 €
Heizungswartung (ohne Reparaturanteile): 260 €
Rauchwarnmelder-Prüfung: 72 €

Summe umlagefähig: 7.542 €

Verteilung nach Fläche (Beispielrechnung)

Wohnung 60 m² (25 %): 1.885,50 €
Wohnung 80 m² (33,33 %): 2.514,00 €
Wohnung 100 m² (41,67 %): 3.142,50 €

B) Mieterwechsel: „Nutzerwechselgebühr“ ist kein Selbstläufer

Beim Wechsel entstehen oft Zusatzkosten (Zwischenablesung, Übergabepauschalen, Namensschild, Schlüssel). Vieles davon sind Anlass- oder Verwaltungskosten. Wer Streit vermeiden will, rechnet solche Posten nicht automatisch als Betriebskosten ab.

C) Leerstand: 14 Tage bleiben Vermieteranteil

Der Leerstandsanteil darf nicht auf die verbleibenden Mieter verteilt werden. In der Praxis heißt das: Entweder Sie rechnen zeitanteilig heraus oder Sie dokumentieren einen Vermieteranteil. Hauptsache nachvollziehbar und nicht „wegversteckt“.

D) Alter Kabelvertrag: Heute ein Risiko

Wenn im Haus noch ein alter Kabelposten herumgeistert: Laufende Entgelte sind seit 01.07.2024 nicht mehr umlagefähig. Ab Abrechnungsjahren, die vollständig nach dem Stichtag liegen, gehört der Posten komplett raus.

Die Vermieter-Checkliste (drucktauglich)

Mietvertrag prüfen: Betriebskosten vereinbart? „Sonstige Betriebskosten“ konkret benannt?
Verwaltung konsequent raus (Kontoführung, Abrechnungskosten, Managementpauschalen).
Reparaturen konsequent raus (auch wenn sie auf Wartungsrechnungen stehen).
Wartung und Reparatur trennen lassen (Dienstleister sollen splitten).
Anschaffungen/Erneuerungen nicht umlegen.
Garten: Pflege ja, Neuanlage/Umgestaltung nein.
Hausmeister: Verwaltung- und Reparaturanteile herausrechnen.
Kabelentgelte seit 01.07.2024 nicht mehr umlegen.
CO₂-Kosten seit 2023 korrekt aufteilen (nur Mieteranteil ansetzen).
Frist setzen: Abrechnung innerhalb von 12 Monaten zustellen.